Taloyhtiön sähköautojen latausvalmius kuntoon paremman viestinnän ja tekoälyn avulla
22 huhtikuuta 2024
Suurien muutosten edessä, kuten autoilun sähköistymisen, taloyhtiön hallituksella on paljon harkittavaa. Muutoksen tuomat edut motivoivat toimintaan, samalla kun muutoksen välttämättömyys häämöttää horisontissa. Kuitenkin käveleminen parkkipaikan läpi osoittaa, että polttomoottoriautoilla ajavat ovat edelleen enemmistönä, eikä monella ole vielä ajankohtaista vaihtaa sähköiseen kulkuneuvoon. Edessä on siis monivuotinen siirtymäkausi.
Sähköautojen yleistyminen herätti keskustelua myös taloyhtiömme piirissä siitä, miten autohallimme voisi tukea latausinfrastruktuuria. Vuonna 2019 hallitus ryhtyi selvittämään mahdollisuuksia tähän, ja viimein vuonna 2023 kahden taloyhtiön yhteiseen autohalliin saatiin sähköautojen latausvalmius. Neljän vuoden mittainen prosessi suunnittelusta toteutukseen toi oman haasteensa hallitukselle, jonka kokoonpano vaihtuu vuosittain. Hallituksessa sekä puheenjohtaja että suurin osa jäsenistä ehti vaihtua tämän ajanjakson aikana. Uusien jäsenten on ollut vaikea perehtyä tilanteeseen, ja menneet tarjoukset, dokumentit ja keskustelut ovat hajaantuneet entisten jäsenten henkilökohtaisiin sähköposteihin.
Tällainen tiedon hajanaisuus innoitti Hoituu-palvelun kehittämiseen. Olin osa taloyhtiön hallitusta useiden vuosien ajan ja koin, että tiedonkulun tehostamiseksi oli tehtävä jotain.
Miten siis helpottaa hallituksen työtaakkaa?
Usein hallitus kommunikoi keskenään viestintäsovellusten, kuten WhatsAppin, avulla. Päätökset, dokumentit ja yhteistyö muiden tahojen kanssa kuitenkin pyörii sähköpostin ympärillä. Ratkaisuna tiedonhallintaan näimme hallituksen yhteisen sähköpostiosoitteen käyttöönoton.
- Näin kaikki taloyhtiön viestintä olisi avointa sekä hallituksen että muiden osapuolten kanssa.
- Puheenjohtaja ei myöskään enää jäisi pullonkaulaksi, jos hän oli ennen kaiken viestinnän kärkenä.
- Viestien sisältö tallentuisi hallituksen yhteiseen tietopankkiin, josta sitä olisi aina helppo etsiä hakukoneen avulla, vaikka hallituksen jäsenet vaihtuisivatkin.
Hoituun avulla taloyhtiön sähköpostit lähetettiin aina yhteen ja samaan osoitteeseen, eikä kukaan enää jäänyt keskustelujen ulkopuolelle. Yksinkertainen muutos, joka poisti tarpeen muistaa lisätä jokainen jäsen keskusteluihin erikseen.
Hoituu-palvelun käytettävissä olo jo vuodesta 2019 olisi helpottanut myös tämän projektin läpiviennissä. Tiedot tapahtumista olisivat olleet uusien hallituksen jäsenten saatavilla, eikä samoja asioita olisi tarvinnut kertailla uudelleen ja uudelleen. Mitä oli tehty? Kuka tiesi asiasta? Missä olivat dokumentit? Tärkeitä kysymyksiä, jotka eivät enää ole toiminnan jarruna.
Generatiivisen tekoälyn, kuten vuonna Marraskuussa 2022 lanseeratun ChatGPT:n, käytön myötä hallituksen työskentely on entisestään helpottunut. Tietoa ei enää tarvitse hakea itse, vaan sitä voi kysyä suoraan ja saada vastauksia ajankohtaisiin kysymyksiin. Tämä on erinomainen aikasäästö hallituksen jäsenille. Hallitustyö on suurelta osin talkootyötä, joten kaikki helpotukset ovat tervetulleita. Kun sähköpostit ovat tallessa, taloyhtiön tietopankista saa irti enemmän kuin koskaan aiemmin. Eläköön sujuva viestintä ja hallituksen tekoäly!
