Tekoäly hallituksen apuna LVIS-urakassa
29 huhtikuuta 2024
Osallistuin tuoreena taloyhtiön hallituksen jäsenenä hiljattain LVIS-remonttiin, joka vaati laajuutensa vuoksi suurta sitoutumista. Vaikka projektin ammattimainen johto ja isännöitsijän tuki olivat korvaamattomia, on hallituksella on hankkeessa iso vastuu ja projektiin liittyvästä viestinnästä ja dokumenteista tulisi olla koko ajan perillä. Kun hallitustyötä tehdään oman päivätyön ohellla, tämä oli ajoittain haastavaa. Kaikki projektin tiedot kulkivat yksinomaan sähköpostitse ja viestien ja liitetiedostojen määrä oli valtava.
Hanke saatiin maaliin kunnialla, mutta hallituksen jäsenenä olisin kaivannut parempia työkaluja sähköpostien ja liitetiedostojen tietomäärän hallintaan. Hoituu olisi ollut tuolloin iso apu sekä viestien keskitettynä arkistona että tiedon hallinnassa tekoälyn avustuksella.
Miksi hallituksen oma sähköposti on tärkeää isossa projektissa?
Ison projektin, kuten taloyhtiön LVIS-remontin, hallinnassa hallituksella pitäisi ehdottomasti olla oma ryhmäsähköposti. Kun hallitukselle tarkoitetut tiedot kulkeutuvat yhteen sähköpostiin, varmistetaan, että tärkeä tieto säilyy tallessa ja helposti saavutettavissa, vaikka hallituksen jäseniä vaihtuisi tai heidän henkilökohtaiset sähköpostiosoitteensa muuttuisivat. Tämä yksi keskitetty tietovarasto helpottaa myös merkittävästi tietojen järjestelmällistä hakua ja seurantaa, tarjoten selkeän erotuksen henkilökohtaisten sähköpostien ja hallitukselle tarkoitettujen tietojen välille.
Tekoälyn rooli tiedonhallinnassa
Kun tietoa on paljon ja omaa aikaa vähän, moderni tekoäly on verraton apu. Hoituun tekoäly voi auttaa löytämään viestitulvasta oleelliset asiat, tekemään yhteenvetoja sekä vertailemaan tietoja. Se pystyy myös tekemään päätösehdotuksia tiedon pohjalta.
Yritysmaailman työkalut taloyhtiön hallitukselle
Vaikka taloyhtiön hallitus ei toimi yritysmaailman kaltaisessa ympäristössä, sen vastuulla on usein suuria ja vaativia projekteja. Tehokkaampien työkalujen ja paremman tiedonhallinnan avulla voidaan merkittävästi vähentää jäsenten työtaakkaa ja lisätä päätöksenteon läpinäkyvyyttä. Näiden toimenpiteiden myötä taloyhtiön hallitus voi toimia entistä tehokkaammin ja ammattimaisemmin, mikä puolestaan parantaa koko projektin onnistumismahdollisuuksia.
