Miksi perinteinen materiaalipankki ei yksinään riitä taloyhtiön hallitukselle?
10 marraskuuta 2023
Isännöintitoimistot tarjoavat usein taloyhtiölle ja yhtiön hallitukselle sähköisen materiaalipankin, johon talletetaan yhteiset tiedostot, kuten yhtiökokousten pöytäkirjat, järjestyssäännöt jne. Tämä on ollut monelle taloyhtiölle suuri parannus vanhaan malliin, jossa tärkeät dokumentit olivat paperisina mapeissa ja mapit hukassa.
Näitten, ensisijaisesti isännöinnin tarpeisiin tehtyjen palveluiden, lisäksi tarjolla on nykyään myös paljon jopa ilmaisia palveluita tiedostojen arkistointiin ja yhteiskäyttöön. Tunnetuimpia lienee Dropbox, Google Drive ja Microsoftin OneDrive. Myös näitä voi käyttää, mutta jos käytössä on jonkun hallituksen jäsenen henkilökohtainen tili, pitää huomioida jatkuvuus hallituksen kokoonpanon muuttuessa. Lisäksi myös tietoturvaan ja tietosuojaan pitää kiinnittää huomiota erityisesti, jos säilytettävät tiedostot voivat pitää sisällään henkilötietoja.
Tiedostopankit eivät kuitenkaan yksinään riitä taloyhtiön hallituksen tärkeiden tiedostojen ja muiden materiaalien järkevään hallintaan. Toisin, kuin osakeyhtiön hallitus, taloyhtiön hallitus on usein hyvin aktiivisesti mukana toiminnan pyörittämisessä. Ja se toimintahan pyörii nykyään sähköpostissa.
Toisin, kuin materiaalipankeissa, sähköpostissa käsitellään meneillä oleviin hankkeisiin liittyviä dokumentteja, kuiten tarjouspyyntöjä, tarjouksia, suunnitelmia ja sopimusluonnoksia. Mitkään näistä eivät kuulu arkistoivaksi materiaalipankkiin, mutta tallessa ne on kuitenkin syytä pitää. Ja mikä vielä tärkeämpää, liitetiedostojen yhteydessä käydyt keskustelut, eli ne itse sähköpostiviestit pitäisi löytyä yhtä helposti. Kun johonkin vanhaan asiaan on tarvetta palata, pitää löytää sekä dokumentit että viestit. Tavallista on, että sekä liitetiedostot että viestit ovat yksittäisten hallituksen jäsenten omissa sähköposteissa. Hallituksen jäsenet kuitenkin vaihtuvat tai jäsenet vaihtavat työpaikkoja ja sähköpostiosoitteita.
Juuri tähän tarpeeseen syntyi Hoituu. Hoituu on taloyhtiön hallituksen oma sähköposti, jonka avulla tärkeät viestit ja tiedostot ovat aina tallessa ja helposti löydettävissä. Hallituksen jäsenet ja isännöitsijä voivat kuitenkin edelleen käyttää omaa sähköpostiaan aivan kuten tähänkin asti.
